Kinh nghiệm mua sắm, nhập hàng và thương mại điện tử

Kinh nghiệm mua sắm, nhập hàng và thương mại điện tử là điều chúng tôi tích lũy dần sau nhiều năm đồng hành cùng các chủ shop nhỏ. Không ít lần chúng tôi nghe khách hàng than thở. Nhập cả lô hàng về, tính đi tính lại vẫn không hiểu vì sao lời lãi chẳng còn bao nhiêu. Bản thân đội ngũ cũng từng vấp phải vài sai lầm tương tự trong những ngày đầu tư vấn cho khách. Vì vậy, bài viết này chúng tôi muốn chia sẻ thẳng thắn, dựa trên những gì bên mình từng trải qua thực tế.

Giá vốn thật sự nằm ở đâu, không chỉ ở báo giá xưởng

Nhiều người mới bước vào kinh doanh online thường nghĩ đơn giản. Tìm nguồn rẻ, nhập về, đăng bán là xong. Mọi chuyện phức tạp hơn thế nhiều. Giá vốn không chỉ nằm ở giá mua tại xưởng hay tại chợ đầu mối. Nó còn cộng dồn từ phí vận chuyển nội địa, phí đóng gói, phí trung gian, thuế nhập khẩu. Chưa kể tỷ lệ hao hụt do hàng lỗi, hàng vỡ trong lúc di chuyển.

Chúng tôi từng làm việc với một khách hàng chuyên nhập phụ kiện điện thoại. Bạn ấy tính giá vốn chỉ dựa trên báo giá xưởng. Bạn quên mất khoản phí ship nội địa bên Trung Quốc và phí đóng kiện khi hàng về Việt Nam. Kết quả là mỗi đơn tưởng lời hai mươi phần trăm, thực chất chỉ còn chưa tới năm phần trăm sau khi cộng đủ chi phí. Đây là bài học đầu tiên chúng tôi luôn nhắc đi nhắc lại. Hãy liệt kê hết mọi khoản chi trước khi chốt đơn nhập hàng đầu tiên, dù đơn nhỏ hay đơn lớn.

Chọn nguồn hàng: chợ Quảng Châu, Taobao hay kho hàng Trung Quốc

Với nhóm ngành thời trang, phụ kiện hay đồ gia dụng, phần lớn khách hàng của chúng tôi vẫn chọn nhập từ Trung Quốc. Giá cạnh tranh, mẫu mã lại thay đổi liên tục theo mùa. Nhưng nhập ở đâu, qua kênh nào lại là câu chuyện cần cân nhắc kỹ. Có người chọn đặt trực tiếp qua các sàn như Taobao, 1688. Có người lại thích ra tận chợ đầu mối để xem hàng tận tay trước khi quyết định số lượng lớn.

Nếu bạn đang tìm hiểu các đầu mối uy tín để nhập sỉ, chúng tôi từng tổng hợp khá chi tiết danh sách các kho hàng Trung Quốc quen thuộc với shop Việt, kèm vài lưu ý khi chọn đối tác vận chuyển. Với riêng ngành thời trang, đội ngũ cũng có bài chia sẻ khá kỹ về kinh nghiệm buôn quần áo tại Quảng Châu, từ cách chọn xưởng đến cách thương lượng số lượng tối thiểu mỗi đơn.

Một xưởng may ở Quảng Châu có thể ra mẫu mới mỗi tuần. Giá gốc lại thấp hơn nhiều so với hàng sản xuất trong nước cùng chất liệu. Đây là lý do nhiều người vẫn chọn nhập hàng Trung Quốc dù thị trường ngày càng cạnh tranh. Tuy nhiên, giá rẻ thường đi kèm rủi ro chất lượng không đồng đều giữa các lô. Việc kiểm hàng trước khi đóng gói vận chuyển về Việt Nam gần như là bắt buộc.

Kiểm tra hàng mẫu trước khi đặt số lượng lớn

Có một thói quen chúng tôi luôn khuyến khích khách hàng giữ lại, dù đã làm việc lâu năm với một xưởng. Đó là đặt hàng mẫu trước, kiểm tra kỹ chất liệu, đường may, độ bền của khóa kéo hay phụ kiện đi kèm. Sau đó mới quyết định đặt số lượng lớn. Chúng tôi từng thấy một shop bán túi xách đặt luôn năm trăm chiếc chỉ dựa trên ảnh chụp từ xưởng, không xin mẫu thật. Khi hàng về, gần một phần ba số túi bị lệch màu so với ảnh, khách đặt cọc trước đó đòi hủy đơn hàng loạt.

Bài học ở đây khá đơn giản nhưng lại dễ bị bỏ qua vì tâm lý muốn nhập nhanh cho kịp mùa vụ. Một khoản chi nhỏ cho hàng mẫu, cộng thêm vài ngày chờ đợi, có thể giúp bạn tránh được thiệt hại lớn hơn rất nhiều về sau. Chúng tôi vẫn hay nói với khách hàng rằng tiết kiệm thời gian ở khâu kiểm mẫu chưa bao giờ là khoản tiết kiệm khôn ngoan.

Chính ngạch hay tiểu ngạch, lựa chọn ảnh hưởng lâu dài đến giá vốn

Đây là phần chúng tôi hay được hỏi nhiều nhất khi tư vấn cho người mới nhập hàng lần đầu. Tiểu ngạch thường nhanh, thủ tục đơn giản, chi phí thấp hơn. Hình thức này phù hợp với đơn hàng nhỏ lẻ hoặc đang thử thị trường. Chính ngạch lại chậm hơn, giấy tờ nhiều hơn, nhưng an toàn về mặt pháp lý. Nó phù hợp khi bạn đã xác định kinh doanh lâu dài, số lượng lớn, cần hóa đơn chứng từ đầy đủ.

Chúng tôi có một bài phân tích khá cặn kẽ về so sánh chính ngạch và tiểu ngạch, nêu rõ từng trường hợp nên chọn hình thức nào. Với kinh nghiệm thực tế của đội ngũ, chúng tôi khuyên bạn đừng chỉ nhìn vào chi phí trước mắt. Một lô hàng đi tiểu ngạch bị giữ ở cửa khẩu vì thiếu giấy tờ có thể khiến bạn mất nhiều thời gian và tiền bạc hơn cả khoản tiết kiệm ban đầu.

Những khoản chi phí ẩn ít ai để ý khi mới nhập hàng

Ngoài giá mua hàng, có ba khoản chi phí mà chúng tôi thấy người mới hay quên tính. Khoản đầu tiên là phí vận chuyển nội địa bên nước xuất khẩu. Khoản này thường không cố định, phụ thuộc vào khoảng cách từ xưởng đến kho gom hàng. Khoản thứ hai là phí đóng kiện, bọc lót để tránh vỡ hỏng trong quá trình vận chuyển đường dài. Khoản thứ ba là thuế nhập khẩu và phí kiểm định, đặc biệt với các mặt hàng có yêu cầu chứng nhận riêng như mỹ phẩm hay thiết bị điện tử.

Chúng tôi từng gặp một khách hàng nhập lô hàng đồ chơi trẻ em mà không lường trước yêu cầu kiểm định chất lượng. Lô hàng đó bị giữ lại gần một tháng ở cảng. Bài học rút ra là trước khi nhập bất kỳ mặt hàng nào lần đầu, bạn nên dành thời gian tìm hiểu quy định riêng của ngành hàng đó. Đừng áp dụng kinh nghiệm chung chung từ những mặt hàng khác cho mọi trường hợp.

Xây mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp

Nhiều người mới chỉ chăm chăm mặc cả giá thấp nhất có thể, mà quên rằng một mối quan hệ lâu dài với xưởng hay đầu mối cung cấp mới là thứ giúp việc kinh doanh bền vững. Khi bạn đặt hàng đều đặn, thanh toán đúng hẹn, xưởng thường ưu tiên bạn hơn vào những đợt hàng hot, khan hiếm nguyên liệu. Có khách hàng của chúng tôi từng được xưởng báo trước cả tuần về đợt tăng giá nguyên liệu, nhờ vậy kịp nhập thêm hàng trước khi giá lên, trong khi những shop mới quen chỉ biết tin khi giá đã tăng.

Ngược lại, nếu bạn chỉ nhập một lần rồi biến mất, hoặc liên tục ép giá đến mức xưởng gần như không có lãi, mối quan hệ đó khó mà tồn tại lâu. Chúng tôi luôn khuyên khách hàng nên xem nhà cung cấp như một đối tác, không chỉ là nơi để mặc cả từng đồng.

Thương mại điện tử: nhập hàng tốt rồi, bán thế nào cho hiệu quả

Nửa còn lại của câu chuyện nằm ở cách bạn bán hàng trên các nền tảng thương mại điện tử. Chúng tôi nhận thấy nhiều shop đầu tư rất kỹ cho khâu nhập hàng nhưng lại xem nhẹ trải nghiệm mua sắm của khách trên gian hàng. Hình ảnh sản phẩm mờ nhạt, mô tả sơ sài, phản hồi tin nhắn chậm trễ đều là những điểm trừ âm thầm khiến khách rời đi mà bạn không hề hay biết.

Việc chọn đúng sàn, đúng kênh bán phù hợp với mặt hàng cũng quan trọng không kém việc chọn nguồn nhập. Một sản phẩm thời trang trẻ trung có thể phù hợp với TikTok Shop hơn là các sàn truyền thống. Trong khi đó, mặt hàng gia dụng lại thường bán chạy trên những sàn quen thuộc nhờ thói quen tìm kiếm của người mua. Nếu bạn đang cân nhắc xây thêm kênh bán riêng ngoài các sàn thương mại điện tử, đội ngũ chúng tôi cũng có tổng hợp thêm khá nhiều kiến thức về vận hành kinh doanh tại trang chuyên mục về kinh doanh và thương mại điện tử, từ thiết kế website bán hàng đến quản lý cửa hàng.

Vận hành gọn gàng để không rối khi đơn hàng tăng đột biến

Khi đơn hàng bắt đầu nhiều lên, nhiều chủ shop mới thấm thía việc thiếu quy trình vận hành bài bản. Chúng tôi thường gợi ý khách hàng của mình chú ý một số điểm sau:

• Ghi chép rõ ràng tồn kho theo từng lô nhập, tránh tình trạng bán vượt số lượng thực có, gây thất hứa với khách.
• Chuẩn hóa quy trình đóng gói và giao hàng, để dù ai phụ trách khâu này cũng làm đúng một cách nhất quán.
• Theo dõi phản hồi và đánh giá của khách sau mỗi đơn, vì đây là nguồn thông tin thật giúp bạn điều chỉnh chất lượng nguồn hàng kịp thời.
• Dự trù thêm một khoản ngân sách cho hàng lỗi, hàng đổi trả, thay vì tính lợi nhuận trên giả định mọi đơn đều suôn sẻ.

Chúng tôi từng thấy một shop mỹ phẩm nhỏ tăng trưởng rất nhanh trong mùa cao điểm cuối năm. Vì không chuẩn hóa quy trình đóng gói từ sớm, nhiều đơn giao sai màu, sai loại. Tỷ lệ hoàn hàng vì thế tăng vọt trong vài tuần liên tiếp. Sau đợt đó, chủ shop mới quyết định xây lại quy trình từ đầu. Doanh thu những tháng sau đó ổn định hơn hẳn dù số lượng đơn không tăng thêm nhiều.

Kinh nghiệm mua sắm, nhập hàng và thương mại điện tử: đôi điều chúng tôi muốn nhắn lại

Kinh nghiệm mua sắm, nhập hàng và thương mại điện tử không phải công thức cố định áp dụng được cho mọi ngành hàng hay mọi quy mô kinh doanh. Mỗi nhóm sản phẩm, mỗi kênh bán đều có đặc thù riêng mà bạn chỉ nhận ra rõ khi đã va vấp vài lần. Đừng ngại bắt đầu từ những đơn nhỏ để học cách tính đúng chi phí, chọn đúng nguồn hàng và xây quy trình vận hành gọn gàng trước khi mở rộng quy mô. Khi nền tảng đã chắc, việc tăng trưởng doanh thu sẽ tự nhiên đến, không cần vội vàng chạy theo số lượng ngay từ đầu.