Giải pháp AI cho doanh nghiệp: Bớt việc lặp mỗi ngày

Giải pháp AI cho doanh nghiệp bắt đầu từ việc nhìn lại ngày làm việc

Nhiều chủ shop và doanh nghiệp nhỏ đang nhắc đến AI trong thời gian gần đây. Nhưng khi ngồi cùng họ, đội ngũ chúng tôi nhận ra vấn đề không nằm ở một xu hướng công nghệ nào. Vấn đề là nhân viên đang dành quá nhiều giờ cho những việc lặp đi lặp lại. Những việc đó hoàn toàn có thể giao cho máy. Khi thời gian ấy được trả lại, chất lượng công việc thay đổi khá rõ.

Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng ít người thực sự đếm thử. Chúng tôi thường bắt đầu bằng một câu hỏi đơn giản: trong một tuần, bạn và nhóm đã làm những việc gì mà về cơ bản chỉ là chép lại, sắp xếp lại hoặc nhắc lại?

Việc lặp lại âm thầm bào mòn ngày làm việc

Nhập liệu, tổng hợp báo cáo, nhắc lịch hẹn, phân loại khách hàng. Nghe thì nhỏ nhặt, nhưng cộng dồn cả tuần con số thường lớn hơn người ta tưởng. Có lần chúng tôi ngồi cùng một chủ shop mỹ phẩm và cùng đếm thử. Mỗi ngày chị mất khoảng hai tiếng để chép đơn từ tin nhắn sang bảng tính, rồi đối chiếu với tồn kho. Tính ra, gần một phần ba thời gian làm việc của chị rơi vào những thao tác gần như không cần suy nghĩ.

Thời gian chỉ là một phần. Khi phải xử lý quá nhiều việc thủ công, con người dễ mệt và khó giữ sự tập trung cho phần cần tư duy. Một nhân viên kinh doanh dành hai tiếng mỗi ngày để nhập email khách vào CRM sẽ có ít thời gian hơn để gặp gỡ và chốt đơn. Khi bắt đầu số hóa vận hành, nhiều doanh nghiệp cũng tìm hiểu cách chuyển sang bán online, để kênh bán và quy trình nội bộ chạy song song.

Điều khiến người ta chủ quan là những việc này hiếm khi gây sự cố lớn ngay lập tức. Chúng cứ bào mòn dần sự chú ý. Đến cuối tuần ai cũng mệt, nhưng khi được hỏi đã làm được điều gì quan trọng thì lại khó trả lời.

Những nhóm việc nên tự động hóa trước

Không phải việc nào cũng phù hợp để giao cho AI. Một số nhóm việc máy làm tốt hơn người nhờ sự nhất quán và tốc độ. Khi bắt đầu, nên chọn những việc có quy tắc rõ ràng và dữ liệu đầu vào ổn định.

• Ghi nhận thông tin khách hàng từ form và tin nhắn vào bảng dữ liệu chung.
• Gửi email xác nhận, nhắc lịch hẹn theo mẫu có sẵn.
• Tổng hợp số liệu cơ bản theo tuần để người quản lý nắm nhanh tình hình.

Ví dụ dễ thấy nhất

Khi khách điền form đăng ký, thay vì nhân viên copy thông tin rồi gõ tay từng email xác nhận, một luồng tự động làm hết trong vài giây. Những sai sót như gõ nhầm số điện thoại hay quên gửi email nhờ đó gần như biến mất.

Việc nên để con người giữ

Hỗ trợ soạn nội dung ban đầu, nhắc việc và theo dõi tiến độ theo quy trình có sẵn là đầu việc phù hợp. Nhưng các bước đánh giá, phê duyệt và giao tiếp quan trọng nên để con người đảm nhận. Đây là phần máy chưa thay thế được, và cũng là phần khách hàng cảm nhận rõ nhất.

Gói gọn: việc nào có quy tắc rõ, lặp lại và đầu vào ổn định thì đáng cân nhắc tự động hóa. Việc cần thương lượng, xử lý tình huống lạ hay xây dựng quan hệ với khách thì nên giữ cho người làm.

Chọn giải pháp sao cho không xáo trộn vận hành

Sai lầm chúng tôi gặp nhiều nhất là muốn thay đổi quá nhiều thứ cùng lúc. Có doanh nghiệp định đổi cả CRM, quy trình chăm sóc khách lẫn cách làm báo cáo chỉ trong một tháng. Kết quả thường là nhân viên rối, dữ liệu lệch nhau và dự án bị bỏ dở.

Cách chúng tôi hay khuyên là chọn một quy trình nhỏ, dữ liệu sạch và dễ đo lường, chẳng hạn tự động phân loại email khách. Sau hai đến ba tuần, hãy so sánh: tiết kiệm được bao nhiêu thời gian, sai sót giảm bao nhiêu, và có khâu nào phát sinh thêm việc không. Chỉ khi số liệu đã rõ mới nên mở rộng.

Khi tìm hiểu, bạn có thể tham khảo các giải pháp AI cho doanh nghiệp để hình dung cách AI giảm việc lặp trong marketing, bán hàng và chăm sóc khách. Đây chỉ là một nguồn tham khảo, bạn vẫn nên đối chiếu với nhu cầu thực tế. Hãy kiểm tra:

• Công cụ có khớp quy trình hiện tại không.
• Có dễ kết nối với phần mềm đang dùng không.
• Có cơ chế kiểm soát chất lượng đầu ra hay không.

Song song với tự động hóa nội bộ, doanh nghiệp nhỏ cũng cần một kênh để khách tự tra cứu thông tin và gửi yêu cầu. Có kênh này, số tin nhắn phải trả lời thủ công sẽ giảm đáng kể. Bạn có thể cân nhắc thiết kế website bằng WordPress làm điểm chạm đầu tiên cho khách, và tham khảo thêm các mẫu website doanh nghiệp trước khi quyết định.

Kết luận: AI nên làm trợ lý, không thay thế con người

Theo kinh nghiệm của đội ngũ chúng tôi, AI phát huy hiệu quả nhất khi đóng vai trò trợ lý. Nó giúp người làm việc bớt những đầu việc không đáng tốn sức, từ đó có thêm thời gian cho khách hàng, cho quyết định chiến lược và cho việc giữ chất lượng dịch vụ.

Vậy nên bắt đầu từ đâu? Hãy nhìn lại lịch làm việc của cả nhóm trong một tuần, ghi ra những việc bị lặp, rồi chọn một việc đo lường được. Thử một luồng nhỏ, xem số liệu, rồi mới quyết định có mở rộng hay không. Cách đi chậm nhưng chắc thường bền vững hơn là thay đổi toàn bộ hệ thống chỉ trong một lần.