Top 7 phần mềm quản lý cho người mới bắt đầu

Top 7 phần mềm quản lý cho người mới bắt đầu mà chúng tôi hay giới thiệu gồm Trello, Notion, ClickUp, và một nhóm công cụ bán hàng, chi tiêu, khách hàng dễ dùng. Điểm chung của chúng: học trong một buổi là dùng được. Bạn không cần cài hết 7 cái. Chọn một cái khớp với việc mình làm hằng ngày là đủ.

Chúng tôi làm nghề tư vấn công cụ số cho hộ kinh doanh và nhóm nhỏ vài năm nay. Người mới thường không thất bại vì lười. Họ thất bại vì chọn sai phần mềm ngay từ đầu.

Người mới thường bỏ cuộc vì chọn sai phần mềm quản lý, không phải vì lười

Cảnh này chúng tôi gặp gần như mỗi tuần. Một bạn mở tiệm tạp hóa online, tải thử bốn năm app quản lý trong hai tuần. Đến tuần thứ ba, điện thoại vẫn còn app nhưng không app nào được mở.

Lý do không nằm ở sự kiên nhẫn. Lý do nằm ở chỗ app quá nhiều tính năng so với việc thật của bạn. Một người bán hàng online chỉ cần ghi đơn, in hóa đơn, xem còn bao nhiêu hàng. Nhưng app họ tải về lại mở ra bằng một bảng điều khiển có 20 mục.

Cái người mới cần là ít bước nhập liệu. Nói cách khác, từ lúc cầm điện thoại tới lúc lưu xong một đơn hàng không nên quá 30 giây.

Chúng tôi chia người mới thành ba nhóm để bạn dễ tự xếp mình vào:

• Cá nhân làm việc tự do: chủ yếu cần danh sách việc và nhắc hạn.
• Hộ kinh doanh nhỏ bán online: cần đơn hàng, tồn kho đơn giản, doanh thu theo ngày.
• Nhóm hai đến năm người phối hợp: cần chia việc và biết ai đang làm gì.

Xác định đúng nhóm giúp bạn bỏ qua phần lớn tính năng không cần thiết. Đó cũng là lý do chúng tôi luôn hỏi khách một câu trước khi tư vấn: mỗi ngày bạn làm việc trên điện thoại hay trên máy tính nhiều hơn?

Chọn phần mềm quản lý cho người mới bắt đầu nên soi 5 tiêu chí này

Trước khi đi vào từng phần mềm, bạn nên có một bộ lọc riêng. Không có bộ lọc thì rất dễ chọn theo cảm giác, và cảm giác thường sai ở tuần thứ ba.

Tiêu chí đầu tiên là bản miễn phí dùng được thật. Nhiều phần mềm ghi “miễn phí” nhưng giới hạn ở mức vô dụng, ví dụ chỉ cho một người dùng hoặc chỉ cho 10 đầu việc. Bạn nên tự thử tạo 20 đầu việc xem có bị chặn không.

Tiêu chí thứ hai là thời gian làm quen dưới một buổi. Nếu sau hai tiếng bạn vẫn chưa tạo nổi một đầu việc, phần mềm đó chưa phù hợp với người mới. Không phải bạn kém, chỉ là công cụ sai người.

Tiêu chí thứ ba liên quan trực tiếp tới thói quen. Bạn đếm số thao tác để tạo một đầu việc hoặc một đơn hàng. Con số lý tưởng là ba tới bốn thao tác. Vượt qua sáu thao tác, bạn sẽ bắt đầu lười ghi.

Tiêu chí thứ tư là phải có app điện thoại. Người mới quản lý bằng điện thoại nhiều hơn máy tính, đặc biệt là hộ bán hàng. Một app chỉ chạy tốt trên web sẽ bị bỏ xó sau vài ngày.

Tiêu chí cuối cùng ít ai để ý lúc đầu: đường xuất dữ liệu. Nói dễ hiểu, đó là nút cho phép bạn tải toàn bộ dữ liệu ra file Excel hoặc CSV. Không có nút đó, bạn bị khóa dữ liệu. Khi muốn đổi sang phần mềm khác, bạn sẽ phải ngồi gõ lại từ đầu.

Chúng tôi đã từng chứng kiến một chị bán mỹ phẩm phải nhập lại rất nhiều đơn hàng bằng tay. Chị dùng một app không có chức năng xuất file. Mất gần một tuần mới chuyển xong.

Bảng so sánh nhanh 7 phần mềm quản lý theo nhu cầu người mới

Bảng dưới đây là cách chúng tôi thường trình bày cho khách trong buổi tư vấn đầu tiên. Bạn xem cột nhu cầu trước, rồi mới xem cột điểm yếu.

Tính năng và bảng giá của các phần mềm này thay đổi khá nhanh. Bạn nên tự kiểm tra lại trên trang chủ trước khi quyết định trả tiền. Con số trong bảng của chúng tôi chỉ mang tính tham khảo tại thời điểm viết.

Bạn cũng có thể xem thêm danh sách các phần mềm quản lý công việc giá rẻ, đơn giản nếu nhu cầu chính của bạn là chia việc cho nhóm nhỏ.

Trello: dễ nhất cho người mới chỉ cần quản lý đầu việc

Trello hoạt động theo mô hình kéo thả. Bạn hình dung một bảng có ba cột: cần làm, đang làm, đã xong. Bạn tạo một thẻ ghi tên công việc rồi kéo thẻ từ cột này sang cột kia.

Ưu điểm lớn nhất là gần như không cần hướng dẫn. Người chưa từng dùng phần mềm quản lý nào cũng làm được trong 10 phút đầu.

Điểm mạnh thứ hai mà chúng tôi thấy rõ qua tư vấn: nhìn vào là biết ai đang làm gì. Với nhóm hai đến năm người, chỉ cần gán tên người vào thẻ là đủ để họp nhanh mỗi sáng.

Hạn chế thì nằm ở chỗ khác. Khi công việc có nhiều tầng phụ thuộc, ví dụ việc B chỉ làm được sau khi việc A xong, bảng của bạn sẽ rối. Trello cũng không mạnh về báo cáo, nên nếu bạn cần biết tuần này nhóm làm bao nhiêu giờ thì sẽ hụt hẫng.

Kinh nghiệm của chúng tôi: giữ Trello ở mức dưới 30 thẻ trên một bảng. Vượt ngưỡng đó, nên chia sang bảng khác theo dự án.

Notion: linh hoạt nhưng dễ khiến người mới sa đà vào trang trí

Notion mạnh ở việc gộp nhiều thứ vào một chỗ. Bạn có thể để ghi chú, danh sách việc, và một bảng dữ liệu khách hàng trên cùng một trang. Nói dễ hiểu, nó như một cuốn sổ tay gắn thêm bảng tính.

Vì linh hoạt như vậy, Notion hợp với người thích tự thiết kế hệ thống quản lý riêng. Bạn thích bài trí, thích sắp xếp, Notion sẽ chiều bạn.

Nhưng đây cũng là cái bẫy lớn nhất. Chúng tôi từng thấy một bạn dành gần một tuần chỉ để chỉnh màu, thêm biểu tượng, xếp lại các khối chữ. Cậu ấy chưa làm được việc nào thật sự. Thời gian làm quen với Notion thường lâu hơn Trello vài lần.

Lời khuyên của đội ngũ: đặt giới hạn 30 phút cho việc trang trí, sau đó phải tạo được ít nhất một mục việc thật. Nếu bạn cần một công cụ vừa ghi chú vừa quản lý việc theo kiểu học tập, có thể tham khảo thêm nhóm phần mềm tạo đề thi cho giảng viên vì đây cũng là dạng công cụ cần giao diện quen tay trước khi mở rộng tính năng.

ClickUp: nhiều tính năng, hợp người mới muốn mở rộng sau này

ClickUp cho bạn một chỗ để gộp công việc, mục tiêu và tài liệu. So với Trello, số tính năng của nó nhiều hơn hẳn. Bạn có thể xem việc theo bảng, theo danh sách, theo lịch thời gian.

Điều này hợp với nhóm ba tới mười người muốn dùng lâu dài và sẵn sàng học. Họ không muốn dùng một công cụ hai tháng rồi lại đổi.

Ngược lại, người mới dễ bị ngợp ngay tuần đầu. Mở ra là thấy đầy tùy chọn, đầy biểu tượng, không biết bắt đầu từ đâu.

Cách xử lý chúng tôi hay hướng dẫn: tắt bớt tính năng không dùng. Vào phần cài đặt và ẩn những mục bạn chưa cần. Một khi màn hình chính chỉ còn hai khu vực, ClickUp bỗng trở nên dễ chịu.

Nếu bạn đang cân nhắc phần mềm cho nhóm làm dự án theo đợt, xem thêm danh sách các phần mềm quản lý dự án tối ưu để so sánh cách phân chia giai đoạn.

Phần mềm quản lý bán hàng cho hộ kinh doanh mới bắt đầu

Nếu bạn bán hàng thật, đây là nhóm công cụ đáng bỏ thời gian tìm hiểu nhất. Nó khác hẳn các app quản lý việc ở chỗ dữ liệu đầu vào là đơn hàng, không phải đầu việc.

Tiêu chí chọn đơn giản: tạo đơn nhanh, in được hóa đơn, xem được tồn kho ở mức cơ bản. Bạn không cần hệ thống cồng kềnh ngay từ tháng đầu.

Hạn chế thì liên quan tới tiền. Nhiều phần mềm tính phí theo số đơn hoặc theo số chi nhánh. Bạn nên tính kỹ trước khi lên gói trả tiền. Ví dụ, nếu tháng này bạn bán nhiều đơn mà gói chỉ cho một số lượng nhất định, bạn sẽ bị chặn giữa tháng.

Một điểm nữa ít người để ý khi mới mở: việc kết nối phần mềm bán hàng với kênh online. Nhiều bạn phải xử lý đơn từ hai ba nơi khác nhau, mỗi nơi một định dạng. Việc này tốn công hơn bạn tưởng, nên xem trước. Bạn có thể tham khảo thêm kinh nghiệm chọn phần mềm khi hộ kinh doanh chuyển sang bán online để hình dung rõ hơn số lượng công cụ cần dùng.

Chúng tôi vẫn khuyên: với hộ mới mở, hãy bắt đầu bằng một phần mềm bán hàng đơn giản. Đừng mua gói cao cấp ba năm ngay. Thử ba tháng trả phí theo tháng trước.

Quản lý chi tiêu và dòng tiền: phần mềm người mới hay bỏ qua nhưng lại hữu ích nhất

Đây là nhóm bị bỏ qua nhiều nhất. Người mới thường nghĩ quản lý chi tiêu chỉ dành cho người làm kế toán. Nhưng nếu bạn bán hàng, bạn cần biết tiền đi đâu mỗi tháng.

Cách dùng đúng là nhập chi tiêu bằng điện thoại ngay khi vừa trả tiền. Nguyên tắc của chúng tôi: trả tiền xong là nhập. Để tới tối mới nhập, bạn sẽ quên ít nhất một nửa.

Nhóm này hợp với cá nhân và hộ kinh doanh muốn biết tiền đi đâu. Không cần nhập từng đồng lẻ, chỉ cần nhập các khoản lớn và các khoản lặp lại hằng ngày.

Hạn chế nằm ở chính bạn. Vài ngày đầu nhập tay sẽ thấy phiền. Bạn phải duy trì ít nhất hai tới ba tuần mới thành thói quen. Đây là lý do nhiều người bỏ giữa đường ở tuần đầu.

Nếu bạn đang điều hành một nhóm nhỏ và cần biết chi phí lương, mua sắm, vận chuyển, hãy tách riêng mục chi tiêu cá nhân và chi tiêu công việc. Trộn lẫn hai cái là bắt đầu sai số.

Ba sai lầm khiến người mới dùng phần mềm quản lý rồi bỏ ngang

Sai lầm đầu tiên là cài cùng lúc bốn năm app rồi không app nào dùng thật. Não bạn không tự chọn được cái nào khi tất cả đều mới. Chúng tôi gọi đây là bệnh “tải thử”.

Sai lầm thứ hai là chọn theo lời giới thiệu mà không thử với công việc thật của mình. Điều này rất phổ biến. Bạn bè khen Notion, bạn cài Notion. Nhưng bạn bè làm nội dung, còn bạn bán hàng. Hai nghề khác nhau, cùng một công cụ không thể hợp cả hai.

Sai lầm thứ ba là cố nhập toàn bộ dữ liệu cũ vào ngay tuần đầu. Ví dụ bạn có nhiều khách hàng cũ và muốn nhập hết trong hai ngày. Kết quả là quá tải và nản.

Cách xử lý đơn giản: chỉ nhập dữ liệu cần dùng trong tháng này. Phần còn lại nhập dần, hoặc bỏ qua nếu không còn liên quan.

Chúng tôi từng hướng dẫn một nhóm bốn người dùng Trello. Họ bỏ cuộc lần đầu vì cố nhập hết danh sách khách hàng cũ. Lần hai, họ chỉ nhập 20 khách đang giao dịch. Lần này nhóm dùng đều tới giờ.

Cách thử một phần mềm quản lý trong 7 ngày trước khi cam kết

Bạn nên tự đặt một khung thử nghiệm bảy ngày. Khung này giúp bạn ra quyết định dựa trên trải nghiệm thật, không dựa trên cảm giác.

Ngày một tới ngày ba, chỉ dùng cho một công việc cụ thể. Ví dụ quản lý đơn hàng trong tuần, hoặc danh sách việc cần làm. Đừng gom hết công việc vào, bạn sẽ loạn.

Ngày bốn tới ngày năm, thử trên cả điện thoại và máy tính. Mục đích là xem đồng bộ có ổn không. Bạn tạo một mục trên máy tính rồi mở điện thoại xem nó đã hiện chưa. Nếu chậm quá vài phút, đó là dấu hiệu không ổn cho người làm việc di động.

Ngày sáu tới ngày bảy, thử xuất dữ liệu ra file. Bạn vào phần cài đặt, tìm mục xuất dữ liệu, tải về máy. Nếu file mở được bằng Excel hoặc Google Sheets, bạn yên tâm không bị khóa.

Điều đáng ghi nhớ: nếu quá bảy ngày vẫn thấy mệt, đó là dấu hiệu phần mềm chưa phù hợp, không phải bạn kém. Đổi công cụ là chuyện bình thường với người mới.

Bạn có thể xem thêm nhóm phần mềm quản lý giáo dục cho trường học nhỏ nếu công việc của bạn gắn với lớp học hoặc trung tâm. Nhiều nguyên tắc thử nghiệm cũng áp dụng tương tự.

Câu hỏi thường gặp

Người mới bắt đầu nên dùng phần mềm quản lý miễn phí hay trả phí?

Bạn nên bắt đầu bằng bản miễn phí. Mục đích là xem mình có thật sự dùng đều không. Nếu sau ba tuần bạn vẫn mở app mỗi ngày, lúc đó mới cân nhắc trả phí. Đừng trả tiền trước khi biết mình có thói quen dùng.

Có phần mềm quản lý nào giao diện tiếng Việt dễ dùng cho người không rành công nghệ?

Hiện nay khá nhiều phần mềm bán hàng nội địa có giao diện tiếng Việt đầy đủ. Nhóm công cụ quốc tế như Trello hay Notion thì giao diện tiếng Anh, nhưng cấu trúc câu lệnh đơn giản nên đa số người mới vẫn dùng được. Bạn nên thử trước, đừng đoán.

Dùng phần mềm quản lý công việc và phần mềm bán hàng có cần tách riêng không?

Với người mới, nên tách. Quản lý công việc là danh sách việc cần làm. Bán hàng là đơn hàng và tồn kho. Trộn hai thứ vào một app thường làm dữ liệu rối. Khi lớn hơn, bạn có thể cân nhắc phần mềm gộp cả hai.

Tôi bán hàng nhỏ, chỉ vài đơn mỗi ngày thì có cần phần mềm quản lý không?

Nếu bạn còn nhớ hết mọi đơn trong đầu thì chưa cần. Nhưng khi bắt đầu có đơn giao đi và tiền chưa về, bạn nên ghi lại. Ghi sổ tay cũng được. Điều quan trọng là có chỗ để tra khi cần.

Khi muốn đổi sang phần mềm khác thì dữ liệu cũ có lấy ra được không?

Được, với điều kiện phần mềm có chức năng xuất dữ liệu. Đây là tiêu chí bạn nên kiểm tra trước khi cam kết. Nếu phần mềm không có nút xuất file, bạn sẽ phải nhập lại từ đầu. Hỏi nhà cung cấp câu này ngay từ buổi tư vấn đầu tiên.

Nếu bạn muốn đọc thêm kinh nghiệm chọn công cụ cho các ngành khác, có thể xem các phần mềm quản lý tài sản cho cá nhân và doanh nghiệp để thấy cách người khác bắt đầu từ con số nhỏ. Và khi đã quen tay, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn ở cộng đồng chia sẻ kinh nghiệm vận hành và quản lý để học từ những người đi trước.