Top 5 ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp, miễn phí

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm gần như đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, triển khai phần mềm giúp quản lý hiệu quả và nâng cao khả năng làm việc, một trong những phần mềm phổ biến được sử dụng trong doanh nghiệp ngoài bộ office của Microsoft thì các phần mềm làm việc nhóm luôn được đề cao sử dụng trong doanh nghiệp, cùng chúng tôi tìm hiểu top 5 ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả dưới đây.

Top 5 ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp, miễn phí

Kỹ năng làm việc nhóm ngày càng được đề cao. Các nhà tuyển dụng cực kỳ quan tâm đến khả năng thích nghi và cách ứng xử của một ứng viên trong các tình huống làm việc nhóm. Thực vậy, làm việc theo nhóm sẽ giúp mỗi cá nhân học hỏi thêm được rất nhiều giá trị cả về vật chất lẫn tinh thần. Để đạt được mục tiêu chung, các thành viên trong nhóm cần phải tương tác với nhau hiệu quả.

Vấn đề được đặt ra cho những người lãnh đạo là, làm thế nào để làm việc nhóm hiệu quả mà không mất quá nhiều nguồn lực để đầu tư cho nhân viên của công ty? Top 5 ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả này sẽ giải đáp cho những băn khoăn của người đứng đầu một tổ chức, một nhóm, một tập thể. Không chỉ dễ dàng trong việc sử dụng mà những ứng dụng này còn hoàn toàn miễn phí. Còn gì tuyệt vời hơn điều đó nữa.

#1 Ứng dụng làm việc nhóm Slack

Slack được sử dụng rất phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay.Slack là một ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp và hoàn toàn miễn phí. Ứng  dụng này hỗ trợ các thành viên trong nhóm liên lạc với nhau thông qua hệ thống tin nhắn. Thông qua Slack, thời gian thực sẽ được lưu vết và lưu trữ lại, thuận tiện cho người quản lý sắp xếp các cuộc hội thoại thành các kênh khác nhau với những thành viên liên quan.

Các thông tin được cung cấp bởi tất cả các thành viên sẽ được lưu lại. Đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích nhất dành cho các thành viên khác. Bên cạnh đó, Slack còn hỗ trợ người dùng liên lạc nội bộ nhóm thông qua tính năng gọi thoại. Các cuộc họp ngắn diễn ra nhanh chóng và hoàn toàn an toàn với Slack.

Link website ứng dụng Slack: www.slack.com

#2 Phần mềm làm việc nhóm Trello

Trello được các nhà phát triển thiết kế với giao diện người dùng đơn giản nhất. Ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp này hoạt động dựa trên nền tảng của các thẻ giúp cho dự án của nhóm được sắp xếp theo một hệ thống. Việc giám sát các dự án không còn là khó khăn đối với người lãnh đạo nữa. Bằng cách tạo ra các cột tùy chỉnh, người lãnh đạo nhóm có thể phân công các nhiệm vụ đến từng thành viên trong nhóm một cách dễ dàng và thuận tiện.

Ngoài ra, Trello còn hỗ trợ người dùng với chức năng chỉ định từng cá nhân cụ thể nhận nhiệm vụ được giao trong khoảng thời gian nhất định. Những sự thay đổi trong hệ thống sẽ để lại dấu vết dựa trên thời gian thực. Đây là chức năng thú vị nhất của Trello, giúp những nhà lãnh đạo có đánh giá khách quan về hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm của mình.

Link ứng dụng làm việc nhóm Trello: www.trello.com

#3 Cloud lưu trữ có thể tận dụng để làm việc nhóm: Dropbox

Dropbox có lẽ là ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp thân quen nhất đối với các công ty, tổ chức. Nó nổi tiếng với hệ thống kết nối cho phép các thành viên trong một nhóm làm việc từ xa, nhất là những lúc người lãnh đạo phải đi công tác xa. Dropbox được người dùng đánh giá là ứng dụng cực kỳ hữu dụng và hiệu quả. Nó liên kết các tập tin được tải lên thành các thư mục theo một hệ thống nhất định, dễ quản lý và tìm kiếm.

Đây thực sự là một ứng dụng nên có của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ chuyên nghiệp trong việc chia sẻ tập tin giữa các cá nhân, các phòng ban mà còn hoàn toàn miễn phí.

#4 Asana – làm việc nhóm và quản lý dự án hiệu quả

Đối với các công ty, tổ chức có hệ thống công việc phức tạp thì Asana được xem là một ứng dụng hữu ích và không thể thiếu. Đây là ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp, hỗ trợ thúc đẩy các tiến trình công việc trong dự án. Nó cho phép các thành viên cập nhật những thông báo, nhiệm vụ mới từ bất cứ đâu.

Đây là ứng dụng cực kỳ tiện dụng cho một tổ chức nhỏ gồm tối đa 15 người. Ngoài ra, Asana kết hợp với Trello là một tổ hợp lý tưởng trong việc tối ưu hóa hiệu suất các công việc trong dự án.

Link tải và sủ dụng ứng dụng Asana: www.asana.com

#5 Google Hangouts

Google Hangouts là công cụ hỗ trợ các nhóm tạo phòng họp video tốt nhất. Đây là ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp với quy mô nhóm là khoảng 100 người. Hangouts được nhiều công ty sử dụng làm cơ sở để kết nối với khách hàng. Những đoạn hội thoại sẽ được lưu trữ và bạn có thể kiểm tra lại bất cứ lúc nào.

Hơn thế nữa, Hangouts còn cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu của nó với Gmail. Chức năng này giúp cho họ có thể phản hồi khách hàng một cách nhanh chóng khi có thông báo đến. Bên cạnh việc luôn không ngừng cố gắng cải thiện chất lượng hệ thống, nhà phát triển còn đầu tư vào giao diện để tạo ra trải nghiệm tích cực cho người dùng.

Tại sao vẫn cần viết phần mềm quản lý công việc riêng?

Tất nhiên những phần mềm trên đều rất tốt và có thể đáp ứng được những nhu cầu sử dụng cơ bản của các công ty có quy mô nhỏ, công ty start up với số lượng thành viên và công việc ít hay những ngành với các công việc phổ biến mà phần mềm có thể hỗ trợ.

Vậy nếu bạn là một ngành kinh doanh đặc thù và những task làm việc của bạn quá đặc biệt mà các phần mềm trên không có hay thậm chí bạn cần can thiệp sâu hơn vào hết thống để có thể phân quyền và chỉnh sửa chính xác nhất cho từng công việc của dự án. Làm sao có thể làm được điều đó?

Tất nhiên với những phần mềm trên thì bạn không thể yêu cầu quyền truy cập vào hệ thống của họ, giải pháp duy nhất cho bạn lúc này chính là đặt viết phần mềm quản lý công việc riêng, chỉ cần đặt gói lập trình phần mềm riêng tại các công ty uy tín, bạn có thể sở hữu một phần mềm quản lý dự án cũng như quản lý nhân viên chặt chẽ, với đầy đủ tính năng và được hỗ trợ tùy chỉnh chuyên sâu nhiều tính năng trong hệ thống để phù hợp với doanh nghiệp.

Có thể thấy, dù những phần mềm trên rất tốt, nhưng cũng có những trường hợp bạn cần những phần mềm riêng để hỗ trợ tốt hơn cho công việc, hãy xác định doanh nghiệp của mình cần gì cho phần mềm quản lý để có giải pháp sử dụng phần mềm chính xác và hiệu quả nhất, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực, khiến việc quản lý và kinh doanh bị đình trệ.

Trên đây là 5 ứng dụng làm việc nhóm được các startup, công ty chuyên nghiệp đa ngành sử dụng. Ngoài ra đọc giả có thể xem thêm tin công nghệ được cập nhật hàng ngày trên website: www.viryatechnologies.com. Và hơn hết đây là những phần mềm miễn phí và có giới hạn về tính năng được thiết kế bởi những công ty thiết kế phần mềm hoặc đơn giản chỉ là một đội ngũ lập trình viên cá nhân tạo nên.